发票是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，会计核算的原始依据，通常，潜在客户会在向出口商的询价时，出口商能向他们未来的客户提供什么？--价格，数量和运费？付款条件，可供产品，装运操作指南和服务费用吗？销售条款，货描和交货期吗？呵呵，你可能会猜到，这些信息不足以使进口商做出采购的决定。为了使采购商更加便捷地采购，出口商何不使用一个精心准备好的形式发票来报价！
很普遍的一种情况是，绝大多数的出口商在被询价时，只提供非常有限的信息。这种详尽准确信息的的缺乏，或许就是出口商虽然拥有质优价廉的产品，却不能走出国门的主要原因。
无论您是哪一方，知晓作为一个成功的出口商，如何利用形式发票向进口商报价这一点是至关重要的。您应该能够清楚地区分报价，形式发票和商业发票之间的区别。下列简介目的是帮助您了解三者之间的区别，以及提供了形式发票当中所含诸项，还有在缮制完商业发票后你需要考虑的一些问题。。
报价
报价就是张列明在特定价格和条款下销售产品或服务费用的表单，正式地说，通常是卖方通过开形式发票提供给买方的。一个报价，包括除了1，产品原产地，2形式发票标头之外，在形式发票当中出现的所有信息。
形式发票
虽然是以发票的样式缮制的报价，但形式发票和商业发票是不同的。形式发票是用来促成生意，是早于商业发票缮制的。形式发票的几乎与商业发票的内容一致，而且通常被视为一个具有约束力的协议，尽管在达到最终购买阶段之前，价格可能会发生变动。
在一些国家，以美国为例，海关可以接受形式发票（由美国进口商缮制，而非是出口商），如果所要求的商业发票在填报通关文件的时候，无法取得，（通关--在货物抵运港向美国海关填报文件的一个过程，以保证货物顺利放行），美国海关可能需要通过形式发票来征税和商检。但登记在册的进口商则须交纳保证金，并在货物进港120天内提交商业发票。如果所需商业发票需用于数据统计目的，进口商需在货物放行50天内提交。
这里是为什么形式发票在国际贸易中被广泛使用的原因
· 被当作是一个具有约束力的协议。
· 一些国家作为进口许可程序的一部分。
· 银行和金融机构使用形式发票来为进口商开立信用证。
· 与商业发票的相似，易于识别。
· 形式发票的格式确保出口商把所有信息呈现在商业发票上。
 
 
当贵公司需缮制形式发票时，一定要把下列几点牢记在心。
· 文件标头应当明确注明“形式发票”字样
· 出口商名称、地质、电话邮件地址
· 售予何人、地址、电话、电子邮件
· 形式发票索引号
· 签发日期，即为报价日期
· 订单号（如有）
· 付款条件（信用证，跟单托收，预付款，电汇，赊帐等等）
· 预定装运期
· 如果产品不止一种，在每种产品的开头标注数字1
· 装运量
· 详细的货物描述，还应包括海关HS编码（如有）
· 结算货币单位（美元、欧元、日元等）
· 单价
· 单价应与报价的数量组成完整品目一栏（愚理解为单价应与所报数量在一个栏目内显示，以方便计算）
· 所有附加卖方提供的服务都要逐项列出，都要加入最后的总计费用之中。
· 所使用的INCOTERMS2000条款（FOB，CIF，CFR，DDU等等）
· 确认单位货物的体积，重量，包装盒，托盘，大箱子的数量等等
· 产品的原产国 
· 有效期，千万别作敞口承诺，切记有效期是可能发生改变的

一定要签字且要包含有抬头
请记住形式发票是销售的正式发盘形式。当买家同意形式发票当中所包含的所有条款后，其后将会是买家发来的采购单，这采购单最终将会变成销售合同，如果买家和卖家彼此同意的话。形式发票和采购单必须在货物装船前进行比较复核，确认没有差错。如果差错，买家需要及时通知卖方更正错误。
商业发票
 在销售发生后进行准备，商业发票是卖方交给买方全方位确认销售协议的最后文件。商业发票应当含有原先形式发票所提供的全部条款，或在经协商后更改的条款。商业发票同时也被政府用来确定货物估价以便海关征税，验货和统计数据。此外，很多国家使用形式发票来控制进口。对于出口商来说，和进口商一起核准在商业发票当中必须包括的内容以便在进口国顺利通关，将是至关重要的。下面是在制作商业发票时，供参考的几个要点：
· 应当按照贸易惯例的方式来进行准备
· 绝大多数国家要求商业发票必须是一船货对应一商业发票
· 必须是正本发票，尽管有些国家接受影印件，随附由出口商或者承运人或者进口商提供的声明，证实拷贝件真实可靠。
· 当无法取得商业发票的时候，一些国家接受附带有足够信息的形式发票，来征税、验货、搜集数据。
· 一些国家可能需要提供特殊的海关发票----如美国1982年三月一日生效的《免责海关发票》
出口商常犯发票方面错误
下列为一些由出口商常见发票错误。下面错误当中的任何一个都可能致使海关官员延迟放货，罚款，或者全部没收货物。
· 在发票中，票面货值少于实际货值
· 货描模糊不清
· 几种不同货物混为一种
· 卖方未在净价上说明折扣价格发票 
· 漏报税金，佣金，包装和其他应税项目，而这些也是构成产品市场价值的一部分
· 运费和保险费未逐项列出（一些国家不对运费和保险费另行征税）
· 相关信息遗漏和栏目留白
· 未写产品原产地
· 发票没有被出口商或者其代理签注
切记，一张发票至少必须要清楚地表明全部的发票总值，不含税价格，需增加多少构成市场价格（如需征税），还有商品进口的净值。
通过认真地准备一张形式发票，出口商可以增加你的offer被买家接受的几率，最终增加出口商的销售和利润。由于形式发票是进口商从出口商那里获得的首份文件，在大局策略上有着心理优势，因为对于买家来说，选择个建议价格是最简单方便的。
那就赶快为你的买家准备一个清晰明确的形式发票，来促成你买家接受你的offer吧！此文是对报价、形式发票和商业发票进行了横向比较，同时纵深进行了分析，结合缮制过程。